Kā izvēlēties ārpakalpojumu grāmatvedi mazam SIA?
Grāmatvedības ārpakalpojuma izvēle ir viens no svarīgākajiem lēmumiem mazam uzņēmumam. Labs grāmatvedis ne tikai sagatavo deklarācijas, bet arī palīdz uzturēt sakārtotu finanšu uzskaiti, ievērot termiņus un saprast uzņēmuma finansiālo situāciju. Tāpēc, izvēloties sadarbības partneri, ir vērts salīdzināt ne tikai cenu, bet arī kompetenci, pakalpojuma apjomu un saziņas kārtību.
1. Pārbaudiet licenci un profesionālo atbildību
Latvijā grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzējam ir nepieciešama Valsts ieņēmumu dienesta izsniegta licence. Pirms līguma noslēgšanas pārbaudiet, vai pakalpojuma sniedzējs ir iekļauts VID licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā un vai licence ir spēkā.
Reģistrā ir pieejama arī informācija par atbildīgo ārpakalpojuma grāmatvedi un profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polisi. Tas palīdz pārliecināties, ka izvēlētais pakalpojuma sniedzējs atbilst noteiktajām profesionālajām prasībām.
Ko pajautāt: Vai uzņēmumam ir spēkā esoša licence? Kurš būs atbildīgais grāmatvedis? Vai ir profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšana?
2. Noskaidrojiet, kas tieši ietilpst ikmēneša maksā
Divu grāmatvedības uzņēmumu piedāvātā cena var būt līdzīga, bet pakalpojumu apjoms — ļoti atšķirīgs. Vienā piedāvājumā var būt iekļauta tikai dokumentu uzskaite un deklarāciju sagatavošana, savukārt citā arī algu aprēķini, konsultācijas un gada pārskata sagatavošana.
Pirms izvēles noskaidrojiet, vai cenā ietilpst:
saimniecisko darījumu un attaisnojuma dokumentu uzskaite;
bankas darījumu un norēķinu uzskaite;
darba samaksas aprēķini un ar tiem saistītās atskaites;
PVN un citu nodokļu deklarāciju sagatavošana, ja tās attiecas uz uzņēmumu;
gada pārskata sagatavošana;
ikdienas konsultācijas un saziņa ar VID;
papildu darbi, piemēram, iepriekšējo periodu datu sakārtošana.
Svarīgi ir arī saprast, vai cena ir fiksēta vai mainās atkarībā no dokumentu skaita, darbinieku skaita un darījumu sarežģītības.
3. Izvēlieties grāmatvedi, kurš saprot jūsu uzņēmuma darbību
Mazam SIA var būt ļoti dažādas vajadzības. Pakalpojumu uzņēmumam ar dažiem rēķiniem mēnesī grāmatvedība būs citāda nekā uzņēmumam ar darbiniekiem, noliktavu, starptautiskiem darījumiem vai autopārvadājumiem.
Tāpēc ir vērts pajautāt, vai grāmatvedim ir pieredze ar jūsu uzņēmējdarbības veidu un konkrētajiem nodokļu jautājumiem. Īpaši svarīgi tas ir situācijās, kad uzņēmumam ir darījumi ar ārvalstīm, sarežģītāka darba samaksas uzskaite vai nozares specifiskās prasības.
4. Pievērsiet uzmanību saziņai un pieejamībai
Grāmatvedība nav tikai dokumentu nodošana reizi mēnesī. Uzņēmējam bieži rodas jautājumi par rēķinu izrakstīšanu, nodokļu piemērošanu, darbinieku pieņemšanu darbā vai jauniem darījumiem.
Noskaidrojiet, kā notiks saziņa, cik ātri varēsiet saņemt atbildi un kurš būs jūsu kontaktpersona. Mazam uzņēmumam īpaši vērtīga var būt individuāla pieeja, kad grāmatvedis pārzina konkrētā klienta darbību un spēj izskaidrot jautājumus saprotamā valodā.
5. Pārbaudiet līgumu un atbildības sadalījumu
Pirms sadarbības sākšanas nepieciešams rakstveida līgums, kurā skaidri noteikts pakalpojuma apjoms, abu pušu pienākumi, tiesības un atbildība.
Līgumā būtu jāparedz dokumentu iesniegšanas kārtība un termiņi, pakalpojuma maksa, konfidencialitāte, piekļuves tiesības, kā arī sadarbības izbeigšanas un grāmatvedības datu nodošanas kārtība.
Uzņēmuma vadītājam ir svarīgi zināt, par ko atbild ārpakalpojuma grāmatvedis un kādi pienākumi paliek paša uzņēmuma pusē. Skaidra vienošanās palīdz izvairīties no pārpratumiem un nodrošina nepārtrauktu uzskaiti.
6. Noskaidrojiet, kā notiek grāmatvedības pārņemšana
Ja uzņēmumam jau ir grāmatvedis, pāreju pie cita pakalpojuma sniedzēja nepieciešams saplānot. Pirms maiņas noskaidrojiet, kādi dokumenti un dati būs jānodod, kurš pārbaudīs sākuma atlikumus un kā tiks nodrošināta deklarāciju un citu termiņu ievērošana.
Ja iepriekšējo periodu uzskaitē ir nesakārtoti jautājumi, ir svarīgi tos identificēt un atsevišķi vienoties par nepieciešamajiem labošanas darbiem.
7. Salīdziniet ne tikai cenu, bet arī kopējo vērtību
Zemākā cena ne vienmēr nozīmē piemērotāko risinājumu. Grāmatvedības pakalpojuma vērtību veido precīza uzskaite, savlaicīga atskaišu sagatavošana, skaidra komunikācija un spēja palīdzēt uzņēmējam pieņemt pamatotus lēmumus.
Izvēloties ārpakalpojumu grāmatvedi, novērtējiet, vai piedāvājums ir saprotams, vai pakalpojuma sniedzējs iedziļinās jūsu vajadzībās un vai sadarbības nosacījumi atbilst uzņēmuma attīstības plāniem.
Kā Aravisa var palīdzēt?
SIA Aravisa sniedz pilna cikla grāmatvedības ārpakalpojumus mazajiem un vidējiem uzņēmumiem, kā arī pašnodarbinātajiem. Piedāvājam individuālu pieeju, skaidru komunikāciju un praktisku grāmatvedības un nodokļu atbalstu.
Palīdzam gan uzņēmējdarbības uzsākšanas posmā, gan ikdienas grāmatvedības organizēšanā, kā arī ar iepriekšējo periodu datu sakārtošanu un specializētu atbalstu autopārvadājumu uzņēmumiem.
Ja apsverat grāmatveža maiņu vai meklējat grāmatvedības pakalpojumu jaunam SIA, aicinām pieteikties bezmaksas sākotnējai konsultācijai. Tās laikā pārrunāsim jūsu uzņēmuma vajadzības un sagatavosim piemērotu sadarbības piedāvājumu.
Komentāri